Scenario tipo · Manifattura
PMI manifatturiera: preventivi in un giorno invece che in una settimana
Un'officina dove solo una persona sa fare i preventivi, e i clienti aspettano una settimana per una risposta.
Scenario tipo: i risultati sono stime basate su progetti simili, non dati di un cliente reale.
Ti riconosci?
- “Il sapere su come si fa un prezzo è nella testa di una sola persona”
- “Non sai quanti preventivi vinci e quanti perdi, né perché”
- “I clienti ti sollecitano un preventivo che non hai ancora iniziato”
- La sfida
- Una carpenteria metallica di 40 persone che lavora su commessa. Le richieste arrivano via email con disegni e specifiche; il preventivo lo prepara il responsabile tecnico, su un foglio Excel che conosce solo lui. Servono 5–7 giorni per rispondere, alcuni clienti nel frattempo scelgono un concorrente, e quando il tecnico è in ferie l'ufficio commerciale si ferma.
- L'approccio
- Tre incontri con il responsabile tecnico per rendere esplicite le sue regole: materiali, lavorazioni, tempi macchina, margini, eccezioni. È stata la parte più preziosa del progetto, perché quel sapere diventa finalmente un patrimonio dell'azienda. Poi abbiamo analizzato due anni di preventivi per capire quali commesse sono standard e quali richiedono sempre un ragionamento su misura.
- La soluzione
- Un configuratore web dei preventivi che applica le regole di calcolo concordate. L'AI legge la richiesta arrivata via email, ne estrae quantità, materiali e scadenze e prepara una bozza nel configuratore; propone anche le commesse simili già fatte, con i relativi prezzi. Il tecnico controlla e corregge invece di partire da zero. Ogni preventivo viene tracciato fino all'esito: vinto, perso o in attesa.
Strumenti
- Configuratore web su misura con le regole di calcolo dell'azienda
- Estrazione dei dati dalle richieste via email con l'AI
- Archivio ricercabile delle commesse passate
- Report su preventivi vinti e persi
Tempi
12–14 settimane: 3 per esplicitare le regole, 7–8 di sviluppo, il resto in affiancamento sui preventivi reali.
Risultati attesi (stime)
- Stima: per le commesse standard, risposta in 1–2 giorni invece di 5–7
- Il commerciale può preparare le bozze anche quando il tecnico non c'è
- Per la prima volta, dati su quali preventivi si vincono e perché
Le persone
Il responsabile tecnico è stato co-progettista, non «utente»: le regole sono sue e l'ultima parola sul prezzo resta sua. Il risultato è meno pressione su una sola persona e un'azienda meno fragile.
Anche nella tua azienda i preventivi dipendono da una sola persona? Parliamone prima che vada in ferie.
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