Escenario tipo · Industria
Pyme industrial: presupuestos en un día en lugar de una semana
Un taller donde solo una persona sabe hacer presupuestos, y los clientes esperan una semana por una respuesta.
Escenario tipo: los resultados son estimaciones basadas en proyectos similares, no datos de un cliente real.
¿Te suena?
- “Saber cómo se calcula un precio está en la cabeza de una sola persona”
- “No sabes cuántos presupuestos ganas y cuántos pierdes, ni por qué”
- “Los clientes te reclaman un presupuesto que aún no has empezado”
- El reto
- Una calderería de 40 personas que trabaja bajo pedido. Las solicitudes llegan por correo con planos y especificaciones; el presupuesto lo prepara el responsable técnico, en una hoja de Excel que solo él entiende. Se tardan 5–7 días en responder, algunos clientes eligen mientras tanto a la competencia, y cuando el técnico está de vacaciones el departamento comercial se para.
- El enfoque
- Tres reuniones con el responsable técnico para hacer explícitas sus reglas: materiales, procesos, tiempos de máquina, márgenes, excepciones. Fue la parte más valiosa del proyecto, porque ese conocimiento se convierte por fin en un patrimonio de la empresa. Después analizamos dos años de presupuestos para ver qué pedidos son estándar y cuáles requieren siempre un razonamiento a medida.
- La solución
- Un configurador web de presupuestos que aplica las reglas de cálculo acordadas. La IA lee la solicitud recibida por correo, extrae cantidades, materiales y plazos y prepara un borrador en el configurador; también propone pedidos similares ya realizados, con sus precios. El técnico revisa y corrige en lugar de empezar de cero. Cada presupuesto se sigue hasta su resultado: ganado, perdido o pendiente.
Herramientas
- Configurador web a medida con las reglas de cálculo de la empresa
- Extracción de datos de las solicitudes por correo con IA
- Archivo consultable de los pedidos anteriores
- Informes de presupuestos ganados y perdidos
Plazos
12–14 semanas: 3 para hacer explícitas las reglas, 7–8 de desarrollo y el resto acompañando al equipo en presupuestos reales.
Resultados esperados (estimaciones)
- Estimación: en los pedidos estándar, respuesta en 1–2 días en lugar de 5–7
- El comercial puede preparar borradores aunque el técnico no esté
- Por primera vez, datos sobre qué presupuestos se ganan y por qué
Las personas
El responsable técnico fue codiseñador, no «usuario»: las reglas son suyas y la última palabra sobre el precio sigue siendo suya. El resultado es menos presión sobre una sola persona y una empresa menos frágil.
¿También en tu empresa los presupuestos dependen de una sola persona? Hablemos antes de que se vaya de vacaciones.
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