Scenario tipo · Commercialisti
Studio commercialista: basta rincorrere i documenti dei clienti
Duecentocinquanta clienti, documenti che arrivano in ritardo e in dieci formati diversi, sempre a ridosso delle scadenze.
Scenario tipo: i risultati sono stime basate su progetti simili, non dati di un cliente reale.
Ti riconosci?
- “A ogni scadenza ricominci il giro di telefonate”
- “Le foto storte delle ricevute arrivano su WhatsApp alle 23”
- “Nessuno sa con certezza quali pratiche sono complete e quali no”
- La sfida
- Tre professionisti, sei collaboratori, circa 250 clienti tra forfettari, ditte individuali e società. Le fatture elettroniche arrivano già strutturate, ma tutto il resto no: ricevute, spese mediche, contratti, estratti conto arrivano via email, WhatsApp o in una busta, spesso incompleti. Nei mesi delle dichiarazioni i collaboratori passano ore al telefono a sollecitare, e i dati si ricopiano a mano nel gestionale.
- L'approccio
- Siamo partiti fuori stagione, per avere il tempo di farlo bene. Abbiamo definito con i professionisti una lista di documenti per ciascuna tipologia di cliente e misurato quante ore vanno in solleciti e ricopiature. Abbiamo ascoltato anche i clienti meno digitali: la soluzione doveva funzionare anche per chi sa solo scattare una foto.
- La soluzione
- Un portale di caricamento con la checklist personalizzata per ogni cliente e promemoria automatici solo per ciò che manca. Chi preferisce può mandare una foto via messaggio: l'AI riconosce il tipo di documento, ne estrae importi, date e controparti e lo archivia nella cartella giusta, pronto da verificare. Un cruscotto mostra a colpo d'occhio lo stato di ogni pratica.
Strumenti
- Portale clienti con checklist per tipologia
- Lettura automatica dei documenti (OCR e AI)
- Promemoria automatici via email e messaggio
- Cruscotto dello stato delle pratiche
Tempi
8–10 settimane, avviate fuori dalla stagione dichiarativa e collaudate su un gruppo pilota di 30 clienti.
Risultati attesi (stime)
- Stima: 30–40% di tempo in meno su solleciti e raccolta documenti
- Stima: dimezzate le pratiche incomplete nell'ultima settimana prima delle scadenze
- Il collaboratore verifica i dati invece di ricopiarli
Le persone
I collaboratori hanno disegnato le checklist con noi, e hanno ricevuto una formazione pratica di mezza giornata. Il tempo liberato va dove serve davvero: consulenza e rapporto con il cliente.
Quante ore passa il tuo studio a sollecitare documenti? Facciamo il conto insieme.
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Una consulenza mirata per capire come la tecnologia può aiutarti davvero. Prima comprendiamo il tuo lavoro, poi troviamo la tecnologia giusta.