Escenario tipo · Asesoría fiscal
Asesoría: se acabó perseguir a los clientes por los documentos
Doscientos cincuenta clientes, documentos que llegan tarde y en diez formatos distintos, siempre justo antes de los plazos.
Escenario tipo: los resultados son estimaciones basadas en proyectos similares, no datos de un cliente real.
¿Te suena?
- “Con cada plazo vuelve la ronda de llamadas”
- “Las fotos torcidas de los recibos llegan por WhatsApp a las 23:00”
- “Nadie sabe con certeza qué expedientes están completos y cuáles no”
- El reto
- Tres asesores, seis colaboradores, unos 250 clientes entre autónomos y sociedades. Las facturas electrónicas ya llegan estructuradas, pero todo lo demás no: recibos, gastos médicos, contratos y extractos bancarios llegan por correo, WhatsApp o en un sobre, a menudo incompletos. En los meses de declaraciones los colaboradores pasan horas al teléfono reclamando, y los datos se vuelven a teclear a mano en el programa de contabilidad.
- El enfoque
- Empezamos fuera de temporada, para tener tiempo de hacerlo bien. Con los asesores definimos una lista de documentos por tipo de cliente y medimos cuántas horas se van en reclamaciones y en volver a teclear. También escuchamos a los clientes menos digitales: la solución tenía que funcionar incluso para quien solo sabe hacer una foto.
- La solución
- Un portal de carga con la lista personalizada de cada cliente y recordatorios automáticos solo para lo que falta. Quien lo prefiera puede enviar una foto por mensaje: la IA reconoce el tipo de documento, extrae importes, fechas y contrapartes y lo archiva en la carpeta correcta, listo para revisar. Un panel muestra de un vistazo el estado de cada expediente.
Herramientas
- Portal de clientes con listas por tipo
- Lectura automática de documentos (OCR e IA)
- Recordatorios automáticos por correo y mensaje
- Panel del estado de los expedientes
Plazos
8–10 semanas, iniciadas fuera de la campaña de la renta y probadas con un grupo piloto de 30 clientes.
Resultados esperados (estimaciones)
- Estimación: 30–40% menos tiempo en reclamar y recoger documentos
- Estimación: la mitad de expedientes incompletos en la última semana antes de los plazos
- El colaborador verifica los datos en lugar de volver a teclearlos
Las personas
Los colaboradores diseñaron las listas con nosotros y recibieron media jornada de formación práctica. El tiempo liberado va donde de verdad importa: asesoramiento y relación con el cliente.
¿Cuántas horas pasa tu asesoría reclamando documentos? Hagamos la cuenta juntos.
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